Star InactiveStar InactiveStar InactiveStar InactiveStar Inactive
 

### Fortsetzung von Teil 4 ###

 

Wo ist dieser Blog / Sway gespeichert?

 

Der Speicherpfad für unseren transformierten Blogbeitrag befindet sich zwar immer noch in Office 365, jedoch nicht mehr auf dem eigenen Profil oder der MySite.

Der Blog ist jetzt in einem Sway Cloud Server gespeichert und dieser Server nennt sich „sway.office.com“

Quick Link in O365 zu Sway ist https://www.office.com/launch/sway

 

 

Andere User können den Sway nur anzeigen oder bearbeiten, wenn Sie dafür eine Berechtigung von mir erhalten haben. Zum Beispiel über eine Freigabe mit Link in einer Outlook Mail.

Über eine Navigationsleiste kann ich diese online Präsentation jetzt durch Klicken wie in PowerPoint anzeigen lassen.

 

 

Wie kann ich für mein Team meinen Sway veröffentlichen?

Rechts oben kann ich den Wiedergabemodus des Swaybeitrags wieder schließen.

Nun gelange ich wieder in den eigentlichen Sway Blog.

 Mit Klick auf das Icon rechts oben „Teilen“ gebe ich jetzt den Sway anderen Personen frei.

Wir schreiben für die Freigabe also eine neue Mail und fügen den Sway Link jetzt in den Textkörper (body) ein. Der Empfänger (user 1) bekommt von mir diese Freigabemail und kann anschließend noch Office 365 - Login die Swaypräsentation anzeigen lassen. 

Kann ich als SiteOwner einen kompletten klass.  SharePoint Blog auf Sway migrieren?

 

Dazu fällt mir nur ein, dass jeder der vorhandenen Blog Beiträge ja noch im klassischen SharePoint Blog vorhanden ist, dann mit Word 365 geöffnet und anschließend der Reihe nach transformiert werden sollte, als Swaybeitrag.

Es gibt also (noch) kein Migrationstool vom alten SB Blog zum neuen Sway Blog. Bzw. sind sämtliche Sways jetzt eben keine expliziten Blog Beiträge mehr, sondern nur noch Sways.

 

Was ist die Unterschiede zwischen Sway und PowerPoint Online?

Einige Unterschiede fallen mir da ein.

  1. Usability

Das moderne Layout mit sehr vielen Einstellungsmöglichkeiten ist im Gegensatz zum klassischen Layout in SharePoint 2013 Blogs doch übersichtlich und einfach zu bedienen. Auch ein corporate design lässt sich damit nachbauen.

 

Was mir noch fehlt, ist so etwas wie eine Sway Vorlage für alle Sways im Unternehmen. Ich denke, diese Option  wird sicher in den nächsten Monaten noch zur Verfügung gestellt.

 

  1. Modernes Design

 Alles ist schon responsive, während eine Präsentation in PowerPoint diese neuen Designs erst mal nicht hat.

 

  1. Verfügbarkeit

 Was für Sway mit Word Dokumenten möglich ist, ist auch in PowerPoint Dateien als Videostream mit MS Stream (auch eine O365 App) möglich.

 

  1. Auffindbarkeit

 Mittels KI Zuordnungen müssen keine Tags mehr gesetzt werden, damit ein Sway gefunden werden kann. Es genügt, wenn im Sway Inhalt diese Worte vorkommen.

  1. Sicherheit

Es werden nur Sways sichtbar sein, die für diese Gruppe von Personen freigegeben ist, oder einzelne Personen (nicht empfehlenswert). Wenn eine Datei nicht freigegeben wird, bleibt sie nur für den Autor sichtbar und bearbeitbar. Das Prinzip haben wir schon mit SharePoint gelernt und das setzt sich natürlich in Office 365 und Apps wie Sway fort.

 

Fazit: Besseres Teamwork in O365 mit Word und Sway

Um Dateienchaos im Teamportal zu vermeiden: Es kann nur eine geben. Nämlich eine einzige Datei, die mit Word erstellt werden kann und nur einmal über einen Link über den sway server allen anderen Beteiligten zur Verfügung gestellt wird. So werden mehrere Fliegen mit einer Cloud Klappe geschlagen.

  • Die Datei gibt es nur einmal und immer in der aktuellsten Version. Weitere Kopie Verbreitungen des Dokumentes über Mailanhänge sind also unnötig und sparen Speicherplatz.
  • Lange Versionsbenennungen von Dateien können wir uns sparen, weil wir über die Suchleisten auch nach Erstelldatum, Autor oder anderen Schlagwörtern suchen können, ohne dass sie im Dateinamen stehen müssen. Auch weitere Unterordner sollten wir uns verkneifen, damit alles auf einer Ebene gesucht und gefunden wird. Alles muss in Office 365 über max. 3 Klicks erreichbar sein!
  • Der Autor dieser Präsentation kann anderen Beteiligten das Anzeigen oder sogar Bearbeiten freigeben, so daß die Präsentation in Sway online editierbar ist, was bei Word Versionierungen mit SP z.B. manchmal über das Ein- und Auschecken nicht so ganz reibungslos funktioniert. Aber Sway kann eine tatsächliche Teamarbeit an einem einzigen Dokument online ermöglichen.
  • Ich selbst als Autor finde meine Swaybeiträge immer über den Office 365 Button links oben mit Klick auf Sway (URL: https://www.office.com/launch/sway )

Und wenn Sie noch überhaupt keine Ahnung von Office 365 haben, dann lohnt sich ein kostenloses 30-Tages-Abo, um mal reinzuschnuppern.

Außerdem lohnt sich das Schmökern in meinem EBook "SharePoint online mit Office 365", damit Sie die Basics lernen oder nur wiederholen können.

 

Schöne Sommerferien wünsche ich -  und "Happy Swaying"!