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Bing für Office 365 einrichten

13.01.2019

Seit geraumer Zeit ärgere ich mich ausführlich über den schrittweisen Umzug von klassischem SharePoint Design auf das modern Design, denn Microsoft möchte gerne seine alten XML-Strukturen schrittweise in SharePoint aufgeben. Jetzt haben wir uns schon die Tage und Nächte mit den "Suchtools" in den Websiteeinstellungen von SharePoint Sites um die Ohren geschlagen, um eine bessere Suchstrategie unserer Anwender hinzubasteln. Man denke da an Inhaltssuchen, Taxonomie- Tagging oder KQL.

Gott sei Dank hatten die SharePoint Verantwortlichen bei den Protesten der Anwender endlich ein Einsehen - z.B. dass es wieder die Möglichkeit gibt, auch die Metadaten aus SharePoint wie Adressen im Seriendruck mit Word möglich zu machen. Stichwort: "WSPPP - Word SharePoint Properties Panel".  

Und jetzt gibt es endlich die Möglichkeit, auch die wichtigsten Suchseiten gleich direkt in BING - ohne Umweg auf die SharePoint Anmeldung - unternehmensintern anzuzeigen. Halleluja eben!

Hier ist eine kleine Anleitung fürs Selber machen.

Ich hatte für einen Kunden eine SharePoint site erstellt, die "Books & Music" - "bam" abgekürzt hieß. 

Wie können die Anwender das gleich auf Ihrer BING Suchmaschine anwählen, war die Frage.

 

Admin Center ==> Einstellungen (Zahnrad links) ==> Dienste und Add-Ins ==> Microsoft Search

Aktivieren

Es erscheint ein Assistent.

https://www.bingforbusiness.com/admin

 

Die 3 Schritte

Eingeschaltet sind schon zu Anfang:

Kontakte (Exchange)

Groups (Outlook)

SharePoint

MS Teams (SharePoint)

Yammer

 

1.     Die Suchinhalte konfigurieren

Organization name

Feedback mail

Abfragevorschläge

Logo: eigenes evotrain search logo – z.B. mit PowerPoint 😊 - erstellen und hier einstellen

Color: Lässt sich hier über die Palette schnell einstellen (grün), RGB: 2, 76, 16

2.     Die Query Suggestions

 

 

Funktioniert erst, wenn VORHER ein Search Admin eingerichtet wurde. Kommt später in den „Tools“ (linke Navigation!) Bis zu 5 Abfragevorlagen möglich.

Mit NEXT rechts unten schließt sich der Assistent.

In der linken Navigation sieht man zuerst das Dashboard (Übersicht) für die Bing Einstellungen.

 

3.     Eigenen Favoriten (Create bookmark) erstellen

Einstellungen: Titel des Favoriten – URL – Geräte – Location (Germany)

Hier hat Microsoft mal richtig mitgedacht: ganz unten die Möglichkeit, eine Such-PowerApp für diese MS Search einzurichten!

4.     Publish – zurück auf „Dashboard“ klicken

5.     Location einrichten

 

Die „Address“ wird mit Straße Hausnummer, PLZ Ort, Land eingetragen.

 

 

6.      Tools zum Importieren neuer oder bisheriger Sucheinstellungen

 

 

Content Creator browser extention: Kostenloses AddIn über den MS Store laden

Herunterladen… geht nur mit Edge ODER mit Google Chrome. Nicht mit Mozilla Firefox.

In meinem Fall öffnet sich EDGE, weil ich das erste Icon für Edge gewählt habe. Bisher schon erstellte SharePoint Abfragen oder „promoted results“ in SharePoint können über die anderen Tools importiert werden. So kann auch in SP 2013 Sites die bisherige Suche verwendet und doch erweitert auf alle anderen Apps in Office 365 gesucht werden. Klasse!

 

 

Ich melde mich jetzt mit meinem O365-Account an.

Anmeldung auf JA, Kennwort in Edge speichern: JA.

Anmeldung mit Edge in BING und meinem O365 Account erfolgreich.

Jetzt nochmal nach der Anmeldung hier auf das Icon für die Bing Search klicken.

https://www.bingforbusiness.com/admin/browserextension/signin

 

Dauert nur 30 sec., bis BING den neuen Bookmark (bam) akzeptiert. Nicht mehr wie in der SharePoint Suche 24h warten müssen, bis alles an neuen Inhalten durchsucht wurde! Wirklich eine Erleichterung!

 

7.     Testsuche

Edge – Bing.com – Keyword „bam“ eingeben:

Ich hatte in SharePoint online eine site erstellt mit der URL: https://vtrain.sharepoint.com/sites/bam/sitepages/Homepage.aspx

In dieser site - bam ist meine Abkürzung für "Books and Music", meinem eigenen virtuellen Bestellportal für Bücher, Musik und Film-DVDs- möchte ich meine testsuche starten und das sollte mit meinem schon erstellten Bookmark jetzt auch in EDGE und BING klappen. Mal Sehn.

Hier sind meine Einstellungen des Bookmarks über die Microsoft Search in Office 365:

 Bing hat in meinem tenant die richtige URL geöffnet. Die Suche gestaltet sich künftig viel einfacher als die vielen einzelnen Suchtools, die es in den Websiteeinstellungen in SharePoint bisher gab. Jetzt können wir unternehmensintern wie extern mit einer einzigen Suchmaschine, nämlich BING suchen.

Warum wird das jetzt erst in BING verwirklicht?

Meiner Meinung nach waren Suchwebparts in SharePoint schon immer was für die programmierende Gesellschaft der SharePointler und nicht wirklich massentauglich. Wenn ich Daten in SharePoint und auch in Office 365 sammle, wärs ja nett, wenn ich unternehmesweit auch wieder diese Daten finden kann. Ohne 24 Stunden zu warten, bis SharePoint nach meinen metatags endlich alles durchsucht (gecrawled) hat.

Mein Fazit

Mit diesem Verbindungstool über BING hat sich Microsoft viele Vorteile gegenüber anderen Cloudlösungen verschafft. Zum Einen ist es jetzt Office365-weit in der externen wie internen Suche möglich, mit Schlagwörtern (Keywords) zu suchen und dann auch immer die richtigen Dateien über solche BING Sucheinträge wieder zu finden, ohne den Umweg mit Unternehmenssuchen, Suchcentern, Basiscentern, und dergleichen, womit wir uns so in den letzten 10 Jahren abgekaschpert haben.

Zum Anderen hat Microsoft schon letztes Jahr endgültig andere XML-Tools wie InfoPath und SharePoint Designer bereits "abgekündigt", d.h. alles, was mit XML zu tun hat, wird in Office 365 Apps zukünftig abgeschafft werden. Bisherige SharePoint sites werden noch wie bisher im Klassischen Layout und XML- Metadatensuchtools unterstützt.

Die Richtung ist allerdings sonnenklar: Schrittweise werden alle Apps von klassischen Tools wie Suchwebparts ersetzt durch Tools, die auch im modern Site Layout und mit JSON (javascript) arbeiten.

Jetzt freue mich sehr auf meine neuen sites mit SharePoint und modern Design, welches mir in Zukunft eine Menge Arbeit mit dem Sammeln und Wiederfinden von Inhalten in SharePoint, OneDrive und auch noch in Office 365 erleichtern wird. Was mit DELVE in Zukunft passieren wird - keine Ahnung. Wir lassen uns mal überraschen und schauen auf die nächsten Neuerungen in Office 365.

Ich bleib dran und wünsche Ihnen alle Gute in 2019!